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我记得以前小时候经常看香港的片子，电视剧里经常会出现proposal一词，建议书应用的范围很广泛，你写一份paper,最初的初稿是proposal，然后才是draft（草稿）。今天，我主要讲在企业里建议书的书写格式和要求。为什么叫建议书，顾名思义，就是建议、说服读者同意你的计划，支持你的观点或者选择使用一种产品或一种服务。一般来说，建议书说明一个project（项目）如何完成，什么时候完成以及这个项目耗费多少资金等等。
读者如何评估你的计划书取决于你如何激发他们的兴趣，对你的计划提出疑问，你又是如何巧妙回答他们的疑问。如果你的读者知识素养很高，但在你所讲的某个领域比较弱，你可以简单介绍下入门知识，提供一份glossary of terms（术语词汇表）。以下是建议书的基本要求：
- Introduction（开头）：Explain the purpose and scope of the project, the problem that exists, and the solution your project will provide.
解释你这个project存在的目的和应用的范围，有什么问题需要得到解决，而你的建议书提供相应的解决方法。建议书的开头，应包含项目开始、结束的时间，得到的结果以及花费的情况。要写得精确，明白。
- Body（主体）：Include the following details. 写明以下详细信息。
- What is the product, service, or plan?
你的建议书写的是什么产品，什么服务，什么计划？
- What resources will be needed?
需要什么资源？比如说你的工作是网站美工，你就需要一台电脑，如果你在市场部工作，你要推出一条new product line (生产线), 你需要人给你发传单，推销新产品。
- What are the phases of the project, and by what date will each phase be completed?
你的建议书分几个阶段，每个阶段，什么时候能完成？
- What is the detailed budget?
详细的经费预算
- How will the job be completed?
你的计划怎么实现？
- How will the project be evaluated?
怎么评估你的项目？如果你所在的机构没有一定的经济效益，需要别人投资，注入资金，你要让别人认为你的投资有回报。要从别人口袋里捞钱，得让别人认为你的项目有它的价值。就像现在的技术入股，你的技术，你的项目就是金钱。赛维的董事长彭小峰回国的时候，就提着他的公事包和一台笔记本电脑，他的知识，他手上的项目就是他的资本，他的价值。
- Conclusion（结束语）：Emphasize briefly the benefits of this proposal. Also, thank readers for their time and offer to provide further information.
末尾，着重说明这份建议书带来的好处。谢谢读者对你建议书的兴趣，表明愿意提供进一步的资料。
现在这个社会，很多人不喜欢写信，而喜欢用E-mail, 商务上使用E-mail联系更是普遍。外企和国企不同的是，外企对E-mail特别重视，公司内部往来的信件都会明确的分类，有些是urgent,有些的priority值比较低，这样有利于向上司汇报重要信息，也节省大部分的时间。E-mail如此重要，书写的方式就要求规范了，不能像平时我们和朋友，家人间的E-mail往来那么随意，因为即使你觉得不那么重要，万一哪天领花也能淘到一些像样的玩意，我就常去逛，这是个人的职业习惯。巷子里叶子葱翠，老屋子年久失修，多是低矮红砖房，好些导要查看信件，如果是苛刻点的领花也能淘到一些像样的玩意，我就常去逛，这是个人的职业习惯。巷子里叶子葱翠，老屋子年久失修，多是低矮红砖房，好些导，你就糗大了。网络俚语，像LOL, BTW那肯定是不能用了。一些俏皮的smiley 图标也别用。E-mail的书写很简单，采取左对齐，单边行距的文档格式。段落之间double-space. 具体，我列出以下几个注意点。
- Address the recipient by Full Name. Use gender-Neutral language.
对收信者要称呼对方的全名。使用中性的语言。如果关系不是那么亲密，用Mr., Mz., Dr会比较好。
- Write a specific, not general, topic in the subject box.
在Subject一栏里要把主题写的明确，不要大众化。不然，很有可能紧急的信件被划到垃圾信件里。那，事情就大条了。
- Start your e-mail with a sentence that tells what your message is about.
首句就直截了当的告诉对方这封E-mail讲的是什么事。简单，明确。
- Put the details of your message in the second paragraph.
第二段落是细节的部分。你可以把收信人不了解的信息，或可能遗忘的信息放在第二段。
- Be clear, concise, and specific. Avoid overly long sentences.
信件简明，扼要。你要知道对着电脑屏幕一行行的看字，不像看本书，是很伤眼睛的。所以，为了他人着想，尽量写的言简意赅吧。实在E-mail不得不长，分段处用Headings。
- Never write in all capital letters or all lower-case letters.
之所以用大写是为了引起别人的重视，如果全用大写字母，不是招人烦么。全用小写字母也是不当的。这样，会给人一种不尊重，偷懒的感觉。
- Be cautious about what you say in a business e-mail.
记住，你的E-mail, 可能被人forward给其他人看。万事要小心，别把一些谣言，玩笑话写在E-mail里。甚至轻易泄漏你的银行卡号，信用卡密码。
- Check your e-mail and any attachments to make sure your message is clear, your tone is pro, and your spelling, grammar and punctuation are correct.
一封E-mail写完了，别忘记查看附件有没有上传好。你的语气是不是够专业，Grammar和spelling可以交给word来做。唉，这点是我最伤心的，回了国之后老打错字，被骂了好几回，就为了我不自己校对好就呈给领花也能淘到一些像样的玩意，我就常去逛，这是个人的职业习惯。巷子里叶子葱翠，老屋子年久失修，多是低矮红砖房，好些导看（抄都容易抄错，不活了）。在国外的时候都是请最最亲爱的word来帮我完成的。
- At the end of your message, before your full name and position, use a commonly accepted complimentary closing.
在E-mail收尾的部分，别忘了加上你的全名和结束语,像Sincerely, Cordially, or Regards.
很奇怪的一点是， 现在国内的presentation都被叫成ppt, 可能是用windows的powerpoint用成了习惯。不管你用windows的powerpoint, 还是用mac的keynote, 首要的一点还是看你针对的对象是谁，如果是政府部门的领花也能淘到一些像样的玩意，我就常去逛，这是个人的职业习惯。巷子里叶子葱翠，老屋子年久失修，多是低矮红砖房，好些导，他们当然是希望你做的越漂亮，越花俏，能让人“Whooa...."是最好。可如果你面对的是老外，做的花俏的不见得就是好的。对于他们来说，什么都能一目了然最好，甚至你直接打出个数字，只要够震撼性，能起到你要的效果就好。做presentation，你要别人记住的是你讲话的内容，powerpoint or keynote slides里的文字只是你的一个纲要，不要让slides成为你的笔记，别人不是来听你读笔记的。下面就来谈谈我的经验。
- Don’t Distract With Powerpoint or keynote 别让你的听众分心
我记得我的老师曾经跟我说过，powerpoint or keynote slides 也许能impress你的听众，但是同样，他们关注了你的配色，你的背景图案，他们还会关注你的内容吗？所以有时候幻灯片反而是最好的选择。因为，它够简单。
- Plan A and Plan B 后备方案
也许当天你的办公楼突然断电了？（这个可能性很小），又或许你的电脑突然中毒瘫痪拉？你的USB接口出问题拉？计划永远没有变化快。我们做什么都要有两手准备.
- Well-prepared 做好充分的准备（这个不用我说，大家都知道）
做Presentation之前，最好把你要说的话都写下来，有些人也许不在意你的grammatical error, 可有些人很在意。不要对自己过分自信。
- Coherence, the flow of your speech
演讲的时候要注意你讲话的节奏，不能过快或是过慢，有些人喜欢说的快一点以此来掩饰紧张。这个时候，你可以深呼吸一口气，好好组织一下语言，宁可停顿一刻，也不要讲的磕磕绊绊。通常，为了演讲的连贯性，我们会穿插几句：Let's move on to..., Now we turn to..., 要注意这些句子的应用。
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